Нажмите клавишу «Enter», чтобы перейти к содержанию

Правила Оформления Делового Письма

Правила Оформления Делового Письма.rar
Закачек 2777
Средняя скорость 3326 Kb/s
Скачать

Правила Оформления Делового Письма

Предпринимателю приходится вести активную переписку как с официальными лицами (например, представителями гос. органов), так и с «полуофициальными» — партнёрами, контрагентами, привлекаемыми во внештатном порядке специалистами и так далее. Навык письменного общения нарабатывается достаточно быстро, однако на первых порах можно наделать много ошибок и произвести не самое приятное впечатление на своих адресатов. В этой статье мы поговорим об особенностях написания как обычных деловых писем (на бумажном носителе), так и электронных посланий.

Бланк письма и оформление

Обязательно используйте фирменный бланк своей компании. Это всегда производит впечатление и увеличивает лояльность «собеседников». Вид бланков, нормы их заполнения и элементы оформления должны быть закреплены в приказе по организации (или инструкции по делопроизводству). Базовые требования к бланкам деловых писем можно найти в ГОСТе 2003 года «Требования к оформлению документов».

В бланк желательно «втиснуть» основную информацию о компании:

  • название (и сокращённое наименование);
  • фактический и почтовый адреса;
  • адрес электронной почты;
  • контактные телефоны;
  • адрес сайта.

Это не перечень обязательных данных, а всего лишь примерный список. При желании что-то можно добавить или исключить.

Общие требования к оформлению письма выглядят следующим образом:

  • минимальный отступ – 10 мм справа и по 20 мм слева, сверху и снизу;
  • если письмо написано на двух или нескольких листах, каждый из них нужно пронумеровать посередине сверху;
  • отдельно нумеруется каждое приложение;
  • в левом верхнем углу указывается исходящий номер письма (не забудьте зафиксировать его в журнале регистрации документов);
  • в правом верхнем углу указываются название организации, должность адресата и его фамилия с инициалами;
  • в левом нижнем углу – ваши должность, фамилия с инициалами и подпись;
  • обязательно нужно проставлять дату написания письма внизу.

Впрочем, ГОСТ 2003 года позволяет использовать бланки не только с угловым, но и с продольным расположением реквизитов (когда они указываются по центру). Угловое расположение выглядит более привычно и удобнее читается, поэтому лучше выбрать этот вариант.

Общие правила написания

Классическая структура текста делового письма включает в себя три элемента:

  • вступительную часть (краткое обозначение причин, по которым пишется письмо, его цель);
  • содержательную часть (описание ситуации, предложение решений, изложение выводов и рекомендаций);
  • резюмирующую часть (краткое подведение итогов с чётким обозначением того, чего вы ожидаете от адресата).

Вы всегда должны понимать, с какой целью пишете письмо. Хотите предложить сотрудничество? Изложить претензии? Пригласить на презентацию или другое мероприятие? Пишите только об этом и не отвлекайтесь на пространные рассуждения и предположения, не относящиеся к делу.

Каждое деловое письмо должно преследовать одну конкретную цель. Если вы затрагиваете в нём несколько вопросов, они должны быть тесно взаимосвязаны. Если в одну и ту же организацию вам необходимо обратиться по нескольким разным тематикам, лучше написать под каждую из них отдельное письмо.

Стиль деловой переписки – «облегчённый» официально-деловой. Можно и нужно стандартизировать фразы, использовать некоторые клише и штампы, но не рекомендуется доводить всё это до сухой канцелярщины. «Живой» язык всегда воспринимается легко и благожелательно. Разумеется, деловая письменная речь должна соответствовать нормам этикета (о чём пойдёт речь ниже), излагать же суть вопроса следует ясно и лаконично.

Несколько практических советов:

  • используйте простые слова: «умные» термины воспринимаются плохо и часто вызывают раздражение у человека, который вынужден их читать и расшифровывать;
  • чаще пользуйтесь глаголами и реже – прилагательными;
  • не растекайтесь мыслью по древу – только конкретика и только в рамках заданной темы, без множества подробностей и несущественных деталей;
  • избегайте длинных высказываний, по возможности не используйте причастных и деепричастных оборотов;
  • пишите конкретно: различные «об этом», «они/он/она» недопустимы;
  • избегайте логических нестыковок и резких переходов от одного смыслового блока к другому;
  • проверяйте всё написанное на слух: речевые ошибки встречаются почти в каждом неотредактированном тексте.

Одно из главных правил написания деловых писем гласит: послание должно быть грамотным и стилистически выверенным.

Особенности обращения к адресату

Как правило, к адресату обращаются единожды, в начале письма. Это можно сделать тремя способами.

  1. Если вы обращаетесь к человеку впервые (или если между вами и адресатом установлены сугубо официальные отношения), следует использовать обращение, указывающее на определённую дистанцию. Пример: «уважаемый господин Иванов!».
  2. Если вы обращаетесь к человеку, с которым у вас давно налажены доверительные деловые отношения, лучше назвать его по имени-отчеству. Пример: «уважаемая Екатерина Леонидовна!».
  3. При коллективном обращении используйте стандартную фразу «уважаемые господа!».

В заключительной части нужно употребить так называемую закрывающую фразу. Здесь вариантов уже больше:

  • «С уважением,» «Искренне ваш»;
  • «С наилучшими пожеланиями»;
  • «С надеждой на продолжение сотрудничества»;
  • «Всегда рады оказать вам услугу»;
  • и т. д.

Словом, выбор последней фразы – дело вкуса.

Этика делового письма

Даже завуалированное пренебрежение в деловом письме не остаётся незамеченным. Разумеется, рассчитывать на положительное или хотя бы ровное к себе отношение вы в таком случае уже не сможете. Вывод очевиден: не поддавайтесь эмоциям и держите себя в рамках даже если адресат вас очень бесит. Всегда обращайте внимание на тон послания.

Особенно внимательно следует составлять письмо, в котором содержится отказ. Крайне неразумно начинать такое послание с категоричного «нет» в той или иной форме – это создаст у человека ощущение, что его просто послали. Попробуйте сперва предоставить убедительные (не надуманные) объяснения. Кратко изложив причины отказа, следует плавно перейти к его констатации. При этом можно использовать такие формулировки:

  • «К сожалению, мы не видим возможности удовлетворить вашу просьбу»;
  • «Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам…»;
  • «Глубоко сожалеем, но мы вынуждены отклонить ваше предложение».

В идеале ещё перед обоснованием отказа – в самом начале письма – следует вкратце повторить просьбу адресата. Он поймёт, что вы внимательно ознакомились с его просьбой или предложением, и наверняка это оценит. Возможно, в будущем вы ещё поработаете вместе – зачем сразу транслировать негатив и отпугивать человека излишней резкостью?

Никогда не впадайте в другую крайность. Лесть и многочисленные уверения в искреннем расположении – это очевидные признаки неискренности. Неискренность же всегда вызывает отторжение.

Составление электронных писем

Послания на бумажных носителях уже отживают свой срок. Конечно, «бумажная» переписка никогда полностью не исчезнет, но уже через несколько лет написанные на классических бланках письма станут редкостью. Переговоры всё чаще ведутся в электронном формате. Современный предприниматель сейчас отправляет по «мэйлу» в разы больше писем, чем по обычной почте.

Деловые письма, отправляемые по электронной почте, пишутся по всё тем же общим правилам. Требования к языку, стилю и тону, соблюдение норм этикета – все эти обязательные элементы не меняются. Однако у электронных месседжей есть и свои специфические особенности.

  1. Позаботьтесь о том, чтобы ваш логин выглядел солидно или хотя бы адекватно. Director-ivanov@gmail.com– хорошо, zaichonok-vanya@mail.ru– плохо.
  2. Очень важно всегда заполнять поле «Тема». Именно от этой строчки зависит, откроет ли человек пришедшее сообщение. Если вы пишете незнакомому вам лицу, стоит постараться и придумать интересный заголовок. Но не переусердствуйте – темы в духе «Срочно. Уникальное предложение, откройте прямо сейчас!» вызывают лишь желание поскорее щёлкнуть по иконке корзины наверху. Заголовок должен состоять из 3–5 слов и отражать содержание послания.
  3. Если вы не знакомы с адресатом – вкратце обрисуйте, кто вы, как узнали о нём. Без этого необходимого вступления сообщение могут принять за спам и сразу удалить.
  4. Не отключайте в настройках цитирование – пусть предыдущая переписка отображается внизу, под катом.
  5. Чтение с экрана – сомнительное удовольствие. Бумажное письмо можно взять в руки, и уже поэтому оно на бессознательном уровне воспринимается более серьёзно, чем электронное. Учитывайте это.
  6. Чем короче электронный месседж – тем быстрее на него ответят.
  7. Используйте только стандартные шрифты.
  8. Не злоупотребляйте выделением текста – к наиболее важным моментам можно применить «полужирный», но использовать разные цвета недопустимо.
  9. Никакого «капса». Никогда. Даже в подзаголовках. То же самое относится к дублированным знакам препинания.
  10. Разделяйте текст на абзацы с интервалами между ними (просто оставляйте пустую строку).
  11. К электронному письму можно приложить изображения или текстовые файлы. Дополнительные материалы и разъяснения, комментарии, развёрнутые подробные описания – всё это должно быть во вложенных файлах, но никак не в тексте письма.
  12. В деловой переписке с людьми, с которыми у вас установились доверительные отношения (речь о проверенных партнёрах, надёжных контрагентах) можно изредка использовать смайлики. Это позволит «оживить» общение – смайлы на экране (пусть даже в деловом послании) воспринимаются вполне положительно. Конечно, в «бумажных» письмах их использовать нельзя.
  13. Обязательно ставьте подпись. В электронных письмах она обычно состоит из 3-6 строк и включает имя и фамилию отправителя, его должность, название компании, адрес сайта и контактный телефон.

Предлагаем вам образец делового письма.

Подводя итоги

Хотя всё довольно просто, примеры правильно написанных деловых писем не столь многочисленны. Предприниматели регулярно путаются в оформлении, используют не вполне корректные обращения и забывают о важных нюансах.

Перечислим главные особенности, свойственные хорошим деловым посланиям:

  • объективность;
  • краткость (желательно, чтобы письмо занимало не больше одной страницы);
  • нейтральность тона изложения;
  • отсутствие рассуждений, повествовательности, излишней детализации;
  • отсутствие эмоциональных оценок;
  • чёткая логическая взаимосвязь между частями текста и отдельными фразами.

Это своеобразный чек-лист, с которым можно сверяться на первых порах. После сотни составленных и отправленных деловых посланий надобность в нём отпадёт. Не игнорируйте изложенные выше правила и помните: «прокачанное» мастерство деловой переписки существенно повышает вашу репутацию и, соответственно, имидж фирмы.

Ваш персональный гид в мире документов

19 ноября, 2013

Правила оформления делового письма

Правильное написание делового письма — это искусство. Оно требует от составителя грамотности, внимательности, знания структуры делового письма. Оформление делового письма мы делаем согласно ГОСТ Р 6.30–2003 .

Правила написания деловых писем

  1. Деловое письмо оформляется на фирменном бланке организации. В него входят следующие реквизиты: логотип, название организации, адрес, телефон, электронный адрес сайта. Можете сами разработать бланк письма с удобным для вас набором реквизитов, так как он строго не регламентирован.

Согласно ГОСТ Р 6.30–2003 бланк расположения реквизитов может быть угловым (реквизиты расположены в левом верхнем углу) и продольным (реквизиты расположены по центру). Пример делового письма смотрите ниже.

  • В правом верхнем углу пишется адресат. Если мы обращаемся к конкретному лицу и указываем ФИО в реквизите «Адресат»,

    то далее идет обращение:

    Уважаемый Александр Иванович!

    Если же к вам обращалась организация без указания конкретного лица, то можно писать письмо без обращения. В этом случае сразу начинайте со слов:

    В ответ на Ваш запрос от_№ _ сообщаем…

    ООО «Апельсинка» обращается к Вам с просьбой/предлагает Вам…

  • Правильное деловое письмо должно быть изложено в официально-деловом стиле без ошибок. Тон письма должен быть нейтральным, безэмоциональным. Четкая, краткая форма изложения письма поможет адресату быстро уловить суть, исключит трату времени на уточнение деталей письма в дальнейшем, позволит наладить сотрудничество и укрепить отношения между организациями.
  • Структура делового письма:

    • Излагаем цель написания письма.

    Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок.

  • Затем предлагаем пути решения, предложения или просим о чем-либо .

    Предлагаем Вам бесплатно протестировать нашу программу и сообщить о результатах.

    Ждем Вашего ответа!

  • Ставим подпись. Расстояние — 3 интервала от текста.
  • Страницы письма, начиная со второй, нумеруются вверху и по центру. Приложения нумеруются отдельно.

    Оформление приложений делаем после текста письма:

    В левом нижнем углу ставится отметка об исполнителе.

    Петров Иван Васильевич
    200-23-23

    Образец делового письма

    Итак, что у нас получилось.

    Уважаемый Александр Юрьевич!

    Мы рады сообщить о внедрении нового информационного продукта в сфере закупок. Наша программа автоматически отсортирует подходящие предложения, сравнит условия и выберет лучший вариант. Предлагаем Вам бесплатно протестировать наш продукт и сообщить о результатах.

    Ждем Вашего ответа!

    Приложение: Презентация программы в эл.виде

    Директор Подпись К.С.Смольников

    Петров Иван Васильевич
    200-23-23

    Надеюсь, оформление деловых писем теперь не составит для вас труда.

    Деловое письмо, как правило, составляется на бланке для письма, изготовленном в формате – А4 (210х297) или А5 (210х148). Бланк печатается типографским способом. Если организация небольшая, то она изготавливает штамп с реквизитами бланка, который проставляется на документе.

    Бланк для письма может быть с продольным или угловым расположением реквизитов. В состав бланка входят следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема или товарный знак организации, наименование организации – автора документа, справочные данные об организации, код организации по Общероссийскому классификатору учреждений, организаций и предприятий (ОКПО), основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика /код причины постановки на учет (ИНН/КПП), код формы документа (ОКУД), отметка для регистрационного номера, место для даты документа, ссылка на номер и дату инициативного письма.

    Деловое письмо, составленное на бланке, как правило, включает в себя: адресат, заголовок к тесту, текст, отметку о наличии приложений, подписи.

    В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Если Вы знаете название организации и структурного подразделения, то адресат пишется в именительном падеже:

    Министерство образования и науки РФ

    Управление университетов, экономических

    и юридических вузов

    Если Вы пишите лицу, возглавляющему организацию, то адресат пишется в дательном падеже.

    Ректору Академии управления

    Акад. С.И. Петрову

    Если известна фамилия сотрудника структурного подразделения организации, то наименование организации пишется в именительном падеже, должность и фамилия лица в дательном падеже:

    Издательский Дом «ТЕРРА»

    Если письмо отправляется в нескольких однородных организаций или в несколько структурных подразделений, то они указываются обобщенно:

    Письмо не должно содержать более четырех адресатов. При большем количестве адресатов составляется список рассылки писем.

    В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес: наименование организации, название улицы, номер дома, название населенного пункта, название области, края, страны (для международных писем), почтовый адрес. В таком же порядке пишется адрес отправителя на конверте. Почтовый адрес может не проставляться на письмах, направляемых постоянным корреспондентам. В этом случае целесообразно применять списки рассылки на конвертах с заранее напечатанными адресами.

    При адресовании письма в организацию указывается сначала ее наименование, затем почтовый адрес, например:

    Если письмо адресовано физическому лицу, указывается фамилия, инициалы, затем почтовый адрес. Например:

    Кленовая ул., д.8, кв.20,

    г.Апрелевка, Нарофоминский р-н,

    Московская обл., 308466.

    К письмам, составленным на формате бумаги А4 обязательно наличие заголовка к тексту. Заголовок к тексту выражает в краткой форме основное содержание письма. По заголовку определяется важность или срочность письма, а также степень его информативности, что помогает ориентироваться в сроках его исполнения. Заголовок должен точно передавать смысл текста письма и отвечать на вопрос: о чем? Например: «О поставке оборудования для сварочного цеха». Если письмо составлено на формате бумаги А5, заголовок можно опустить.

    К письмам могут быть даны приложения. Если приложение в тексте называется, то этот реквизит оформляется следующим образом:

    Приложение: на 3 листах в 2 экз.

    Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то надо указать его наименование, количество листов и количество экземпляров:

    Приложение: Программа конференции, на 6 листах в 4 экз.

    Подпись является, обязательным и, как правило, заключительным элементом структуры письма. Функциональное назначение подписи – двойное. Во-первых, она придает официальному письму юридическую силу. Во-вторых, удостоверяет личность автора послания. Подпись располагается ниже заключительной формулы вежливости.

    Правом подписи писем, как правило, обладают руководитель организации или его заместители, в соответствии с распределением их обязанностей. В крупных организациях право подписи может быть предоставлено руководителям структурных подразделений. В состав подписи входит наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись, инициалы и фамилия.

    Директор _____________________ А.П. Сидоров

    Следует помнить, что в зависимости от того, на чем оформлено письмо (на бланке или на чистом листе писчей бумаги), подпись приводится в сокращенной, полной или развернутой форме.

    Сокращенная форма предполагает указание подписи и ее расшифровки – в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке должностного лица организации, уполномоченного вести переписку и выступающего в качестве отправителя послания.

    Полная форма предполагает выполнение всех стандартных требований, предъявляемых к оформлению реквизита «Подпись» и подразумевающих указание должности, собственно подпись автора письма и ее расшифровку – в виде инициалов и фамилии автора послания. Указанная форма подписи применяется при оформлении письма на бланке письма (бланке структурного подразделения организации, если последнее уполномочено вести переписку и выступает в качестве отправителя).

    Приведем далее несколько вариантов оформления полной формы подписи:


    Статьи по теме