Нажмите клавишу «Enter», чтобы перейти к содержанию

Правила Оформления Путевых Листов 2014

Правила Оформления Путевых Листов 2014.rar
Закачек 1461
Средняя скорость 3403 Kb/s
Скачать

Правила Оформления Путевых Листов 2014

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения путевых листов должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист — это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

  • легковой транспорт;
  • специальный транспорт;
  • грузовое ТС;
  • пассажирское такси;
  • автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

  1. Номер.
  2. Наименование.
  3. Период действия бланка.
  4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:
  • Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
  • дата в формате числа, месяца, года и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

  • его тип;
  • модель;
  • модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
  • регистрационный номер ТС;
  • начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
  • информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, наименование организации (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Правила заполнения путевых листов автобуса

Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.

Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.

Грузовые автомобили

В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

  • Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
  • С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
  • Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:

  • колонна либо бригада;
  • прицепы;
  • сопровождающие лица;
  • места приема и сдачи груза;
  • характеристика груза;
  • тоннаж груза;
  • количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;
  • товарно-транспортные накладные.

Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.

Нововведения в правила

В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.

В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести

Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.

Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

  • номер и дата выдачи ПЛ;
  • информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
  • номер ТС, присвоенный в гараже;
  • подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Вместо заключения

Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.

Российский бухгалтер, N 5, 2014 год
Артем Пфеффер,
эксперт журнала

В данном материале мы поговорим о нюансах заполнения путевых листов.

В заявлении, подписанном в порядке, определенном пунктом 1.1 статьи 9 Закона N 69-ФЗ, должны быть указаны:

Перечни сведений и документов, указанные в пунктах 1.1 и 1.2 статьи 9 Закона N 69-ФЗ, являются исчерпывающими и расширению не подлежат (пункт 1.3 статьи 9 Закона N 69-ФЗ).

В выдаче разрешения может быть отказано, причиной отказа является предоставление заявителем недостоверных сведений. Разрешение или уведомление о мотивированном отказе в выдаче разрешения должно быть выдано в срок, не превышающий 30 дней со дня подачи заявления, что следует из пункта 2.1 статьи 9 Закона N 69-ФЗ.

В целях обеспечения безопасности пассажиров легкового такси и идентификации легковых такси по отношению к иным транспортным средствам на основании пункта 16 статьи 9 Закона N 69-ФЗ легковое такси должно соответствовать таким требованиям:

Путевой лист легкового автомобиля

С необходимостью оформления путевых листов сталкиваются не только автотранспортные организации, но и иные организации, использующие автомобили для осуществления деятельности. В статье мы расскажем о путевом листе, которым оформляется работа легкового автомобиля, а также приведем пример его заполнения.

Напомним, что до 1 января 2013 года, согласно требованиям действующего на тот момент законодательства о бухгалтерском учете все проводимые организацией хозяйственные операции должны были оформляться оправдательными документами, причем в качестве таковых принимали первичные документы, составленные по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом.

1) Наименование и номер путевого листа.

При заполнении путевого листа для легкового автомобиля в наименовании следует указать «Путевой лист легкового автомобиля».

2) Сведения о сроке действия путевого листа.

Указанные сведения включают дату (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один день, то следует указать даты начала и окончания срока действия путевого листа.

3) Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства.

Если собственником (владельцем) легкового автомобиля является юридическое лицо, то в сведениях следует указать его наименование, организационно-правовую форму, местонахождение и номер телефона.

4) Сведения о транспортном средстве.

Здесь следует указать:

5) Сведения о водителе.

Сведения о водителе включают в себя фамилию, имя и отчество водителя, а также дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя. Данные о прохождении таких осмотров проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

Доступ к полной версии этого документа ограничен

Ознакомиться с документом вы можете, заказав бесплатную демонстрацию систем «Кодекс» и «Техэксперт» или купите этот документ прямо сейчас всего за 49 руб.

Полный текст документа будет доступен вам, как только оплата будет подтверждена.
После подтверждения оплаты, страница будет автоматически обновлена, обычно это занимает не более нескольких минут.

Если процедура оплаты на сайте платежной системы не была завершена, денежные
средства с вашего счета списаны НЕ будут и подтверждения оплаты мы не получим.
В этом случае вы можете повторить покупку документа с помощью кнопки справа.

Платеж не был завершен из-за технической ошибки, денежные средства с вашего счета
списаны не были. Попробуйте подождать несколько минут и повторить платеж еще раз.

Если ошибка повторяется, напишите нам на spp@cntd.ru, мы разберемся.

Метод оплаты:

Что вы получите:

После завершения процесса оплаты вы получите доступ к полному тексту документа, возможность сохранить его в формате .pdf, а также копию документа на свой e-mail. На мобильный телефон придет подтверждение оплаты.

При возникновении проблем свяжитесь с нами по адресу uwt@kodeks.ru

аналогичных документов, доступных с полным текстом:

«Отдел кадров коммерческой организации», 2013, N 11

ПУТЕВОЙ ЛИСТ: НЮАНСЫ ОФОРМЛЕНИЯ И ЗАПОЛНЕНИЯ

Практически ни одна компания не обходится без автомобилей: где-то их используют для нужд организации (например, чтобы обеспечить сообщение между офисами или доставку сотрудников в те или иные инстанции), а где-то — в качестве инструмента для получения дохода (например, осуществление пассажирских или грузовых перевозок). Но в любом случае без путевого листа не обходится ни один служебный автомобиль. На основании Федерального закона от 08.11.2007 N 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» (далее — Устав автомобильного транспорта) именно этот документ служит для учета и контроля работы транспортного средства и водителя. Сегодня расскажем о нюансах оформления путевого листа.

Зачем нужен путевой лист?

На основании ст. 6 Устава автомобильного транспорта запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми и грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство. Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены Приказом Минтранса России от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ N 152).

Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 утверждены формы путевых листов для:

— легкового автомобиля (форма 3);

— специального автомобиля (форма 3 спец.);

— легкового такси (форма 4);

— грузового автомобиля (форма 4-С);

— грузового автомобиля (форма 4-П);

— автобуса (форма 6);

— автобуса необщего пользования (форма 6 спец.).

Этим же Постановлением утверждена форма журнала учета движения путевых листов (форма 8).

Минфин в Письме от 25.08.2009 N 03-03-06/2/161 указал, что путевой лист с заполненными обязательными реквизитами согласно Приказу N 152 является одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Здесь сразу сделаем оговорку относительно форм путевых листов. Как известно, с 1 января 2013 г. формы, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению . Вместе с тем обязательными остаются формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании. Поэтому, если компания использует автомобили для личных нужд, она может самостоятельно разработать форму путевого листа, но в ней должны быть все необходимые реквизиты, установленные Приказом N 152. На это же указывал и Минфин в названном Письме. А вот если организация или предприниматель является автотранспортным предприятием, для него обязательны унифицированные формы, утвержденные Постановлением N 78, дополненные обязательными реквизитами из Приказа N 152.

Статья 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Обратим внимание на то, что путевой лист — не просто документ, позволяющий обосновать затраты компании. Он находится у водителя во время поездки. Например, путевой лист у водителя могут запросить сотрудники полиции, ведь согласно п. 2.1.1 Правил дорожного движения он обязан иметь этот документ при себе и по требованию передавать для проверки.

Утверждены Постановлением Правительства РФ от 23.10.1993 N 1090.

Обязательные реквизиты путевого листа

Обязательные реквизиты должны присутствовать в путевых листах, применяемых юридическими лицами и индивидуальными предпринимателями, эксплуатирующими легковые и грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы и трамваи.

Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

1. Наименование и номер путевого листа.

2. Сведения о сроке действия путевого листа (дата (число, месяц, год), на которую он может быть использован, а если документ оформляется более чем на один день — даты (число, месяц, год) начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован).

3. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (для юридического лица — наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона; для индивидуального предпринимателя — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона).

К сведению. На путевом листе допускается размещение дополнительных реквизитов, учитывающих особенности осуществления деятельности, связанной с перевозкой грузов, пассажиров и багажа автомобильным или городским наземным электрическим транспортом.

4. Сведения о транспортном средстве. Такие сведения включают в себя:

— тип транспортного средства (легковой автомобиль, грузовой автомобиль, автобус, троллейбус, трамвай) и модель, а если грузовой автомобиль используется с автомобильным прицепом, автомобильным полуприцепом, кроме того, модель прицепа (полуприцепа);

— государственный регистрационный знак автомобиля, грузового прицепа или полуприцепа, автобуса, троллейбуса;

— показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо);

— дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выезда транспортного средства с места постоянной стоянки и его заезда на указанную стоянку.

5. Сведения о водителе. Здесь обязательно должны быть указаны фамилия, имя, отчество водителя, а также дата (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения его предрейсового и послерейсового медицинских осмотров.

Порядок заполнения путевого листа

По общему правилу путевой лист оформляется на каждое ТС, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщении.

На какой срок можно оформлять путевой лист легкового автомобиля? На основании Постановления N 78 путевой лист (форма 3) выписывается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). А на основании Приказа N 152 путевой лист можно выписать и на более длительный срок — до месяца. Получается, что неспециализированные компании независимо от того, какую форму они применяют (утвержденную или собственную), вправе оформлять ею любой срок в пределах месяца. Это подтверждается Письмом Минфина России от 16.03.2006 N 03-03-04/2/77.

Если в течение срока действия путевого листа автомобиль используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов отдельно на каждого водителя.

При заполнении путевого листа в его наименовании нужно указать тип транспортного средства, на которое он оформляется (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т. п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем ТС системой нумерации. В заголовочной части проставляется печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющего соответствующими транспортными средствами.

Даты, время и показания одометра при выезде ТС с постоянной стоянки и его заезде обратно проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя организации, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случая, когда индивидуальный предприниматель совмещает и обязанности водителя.

К сведению. Если индивидуальный предприниматель сам выполняет обязанности водителя, то даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде обратно проставляются самим предпринимателем (п. 14 Порядка заполнения).

Если на одно транспортное средство оформляются нескольких путевых листов отдельно на каждого водителя, дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с нее; дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку — в путевом листе водителя, который последним заезжает на эту стоянку.

К сведению. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляются медицинских работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием его фамилии, имени и отчества.

Собственники транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.


Статьи по теме