Нажмите клавишу «Enter», чтобы перейти к содержанию

Правила Ведения Кассовой книги

Правила Ведения Кассовой книги.rar
Закачек 2586
Средняя скорость 1345 Kb/s
Скачать

Правила Ведения Кассовой книги

В настоящее время ни одно предприятие, осуществляющее операции с наличностью, не может обойтись без такого отдела бухгалтерии, как касса, вне зависимости от формы учреждения и системы налогообложения. В свою очередь, для этого также необходимо правильное оформление кассовой книги. О ней и пойдет речь дальше.

Кассовая книга как основной документ кассира

Ведение операций по кассе осуществляется работником организации в соответствии с приказом и должностными инструкциями. В маленьких фирмах это может быть руководитель, но чаще всего в этой роли выступает кассир. С ним заключается обязательно договор о материальной ответственности. На крупных предприятиях кассиров может быть несколько, в этом случае они подчиняются главному кассиру.

Основным документом, который подтверждает прием и расходование денежных средств, является кассовая книга (форма 0310004). Она состоит из перечня приходных (ПКО) и расходных (РКО) ордеров по кассе установленной формы, а также содержит в себе информацию об остатке наличных денег на начало и конец дня. Сами ордера подшиваются в отчет кассира (документ формы № КО-3).

Кассовая книга и отчет кассира являются основными документами в бухгалтерском учете для ведения счета 50.

В Постановлении РФ №88 от 18 августа 1998 года об утверждении специальных форм первичных документов даны образцы форм ПКО № 0310001, РКО №0310002 и формы 0310004 кассовой книги.

Кассовая книга обязательно должна быть прошнурована, пронумерована, заверена печатью организации, а также подписями руководителя и главного бухгалтера.

Правила ведения кассовой книги

При оформлении кассовых документов ранее не допускались исправления и помарки. Теперь же с 1 июня 2014 года исправления возможны в некоторых формах, но они должны содержать в себе дату, подписи и ФИО лиц, обнаруживших ошибку.

Все ПКО подписываются главным бухгалтером и работником, который выполняет обязанности кассира, с проставлением печати (при ее наличии) в квитанции, а РКО, кроме вышеперечисленных лиц, подлежат подписанию еще и руководителем организации.

Кассовая книга, правила заполнения которой должны неукоснительно соблюдаться, проверяется в конце каждого рабочего дня главным бухгалтером путем контроля оформления кассовых документов и их верного разнесения на счета бухгалтерского учета. Если все оформлено правильно, главный бухгалтер проставляет свою подпись там, где это необходимо.

На основании данных об остатках кассовой книги работник, выполняющий обязанности кассира, сверяет остаток наличных, оставшихся в сейфе. Если никакого движения денег за день не было, то и записывать ничего не нужно.

КО-4 (кассовая книга) заполняется в течение календарного года, после чего в начале следующего года заводят новую. Одна запись в кассовой книге – это отдельный, подписанный и оформленный документ.

Как верно оформить листы кассовой книги

Первым листом кассовой книги является титульный лист, который содержит в себе полное наименование организации и год ее формирования.

Далее следует лист, который состоит из 2-х частей: отчета кассира и вкладного листа. Здесь следует обратить внимание на оформление полей.

Какие данные отражаются в строках и графах

В графе «Касса за» обязательно должна стоять дата составления документа, а в графе «Лист» – его порядковый номер.

Поле «Номер документа» содержит в себе номер ПКО и РКО, у каждого из них нумерация ведется отдельно.

В отдельных строках будет указание на то, от кого получены и кому выданы денежные средства, а также указаны номера корреспондирующих счетов с 50 счетом.

Заполнение формы 0310004

Кассовая книга, образец заполнения которой требует особой внимательности, не может составлять трудностей для бухгалтера. Заполняется она с помощью бланка КО-4, который содержит в себе все необходимые графы и строки.

Заполнять кассовую книгу можно тремя не противоречащими закону способами: электронно, с помощью компьютера и специальных программ, а также вручную. Во втором случае программа в конце дня формирует два одинаковых по составу документа – это Вкладной лист и Отчет кассира. Их нумерация должна быть последовательной, в порядке увеличения и начинаться заново каждый год.

Малые предприятия могут вести все записи на бланках вручную, не делая при этом исправлений в РКО и ПКО. При ведении кассы электронным способом, что стало допустимым благодаря последним изменениям в законодательстве, никакие ошибки и исправления в документах кассы не допускаются.

При заполнении формы КО-4 автоматизированным методом листы можно располагать и по горизонтали, и по вертикали.

Структурные подразделения, находящиеся на отдельном балансе, должны вести свою кассовую книгу отдельно. Все особенности ведения кассовой книги структурными подразделениями организация должна отразить в специальном документе, который называется Методикой, и уведомить о нем под роспись работников, осуществляющих ведение кассы.

Последние изменения в законодательстве. Порядок ведения кассовых операций

Российский Центральный Банк в своем документе №3210-У от 11.03.2014 г. утвердил изменения в порядке ведения юридическими лицами кассовых операций. Они вступили в силу с 1 июня 2014 года и упростили процедуру оформления кассовых документов.

В приложении к данному важному документу содержится алгоритм самостоятельного расчета организациями их индивидуального лимита кассы, который производится по специальной формуле, учитывающей величину поступлений денежных средств, а также их расходования на различные нужды.

При этом следует отметить, что при наличии у юридического лица нескольких структурных подразделений для каждого из них следует создать свой лимит, отличающийся по величине. Деньги сверх лимита, находящиеся в кассе, также сдаются в банк.

Заявление подотчетных лиц для дополнительного контроля над расходами организации

Указанием №3210-У также введен дополнительный документ для получения денежных средств подотчетными лицами. Это заявление, которое разрабатывается в свободной форме каждым хозяйствующим субъектом. Документ содержит в себе такие пункты:

  • срок выдачи наличных средств (как правило, до трех дней);
  • указание требуемой суммы цифрами и прописью в рублях и копейках;
  • цели, на которые будет производиться расходование денег;
  • подпись руководителя как основание для получения наличных;
  • дата и подпись работника, ответственного за выданные деньги.

Следует отметить, что теперь единый приходный кассовый ордер можно оформить не только согласно сумме ленты кассового аппарата, но и по данным бланков строгой отчетности.

Теперь реестр депонированных сумм по учету заработной платы составлять не обязательно, хотя отражать сумму невыданной заработной платы необходимо.

Особенности ведения кассовой дисциплины индивидуальными предпринимателями

С 1 июня 2014 года вступило в силу Указание 3210-У, что дало возможность вести бухгалтерский учет по общим и упрощенным правилам. Упрощенная система распространяется на субъекты малого бизнеса и ИП (в 209-ФЗ России содержатся определения отнесения юридических лиц к той или иной категории). В соответствии с ними субъекты малого предпринимательства и индивидуальные предприниматели могут вообще не устанавливать лимит кассы.

Кассовая книга для ИП, как и оформление РКО и ПКО, теперь не является обязательной, особенно если ведется раздельный налоговый учет доходов и расходов и самостоятельно по формуле рассчитываются расчетные показатели.

Кроме этого, с 1.06.2014 г. стало возможно оформлять документы по кассе и физическим лицам, ведущим бухгалтерию фирмы по договору, что ранее было категорически запрещено.

Виды ответственности за нарушение кассовой дисциплины

Проверку выполнения организациями кассовой дисциплины осуществляет Налоговая служба, причем никакими периодами или сроками данный вид контроля не ограничен. За год проверить могут столько раз, сколько будет необходимо.

Наказание за нарушения при ведении счета 50 содержит в себе Административный Кодекс России. В статье 15 пункте 1 данного законодательного акта указано, что штраф на организацию может составить до 50 тысяч рублей, а срок давности по подобным нарушениям равен двум месяцам.

В связи с ощутимыми размерами штрафных санкций на данный участок бухгалтерского учета обращают всегда особое внимание, как и на правильность оформления кассовых документов.

Таким образом, в результате вступления в силу с 1 июня 2014 года Указания №3210-У, порядок ведения операций по счету 50 значительно упростился, особенно для индивидуальных предпринимателей, которые теперь могут работать без лимита наличных и имеют право не оформлять кассовые документы. Для юридических же лиц стала значительным послаблением возможность вести кассовую книгу электронно с помощью специальной подписи. В целом данный документ способствовал усовершенствованию ведения бухгалтерского учета на предприятии.

Скачать Бланк кассовой книги

Обновление: 14 марта 2017 г.

В процессе осуществления хозяйственной деятельности отечественные субъекты предпринимательства широко используют наличные деньги. Право на использование компаниями наличности предоставлено нормотворческими актами РФ. Однако такому праву корреспондирует обязанность компании соблюдать кассовую дисциплину. Неотъемлемым элементом кассовой дисциплины является кассовая книга.

Общий порядок оформления кассовых операций

Отечественные компании вправе использовать в процессе своей деятельности наличные деньги и наличные расчеты. Наличные расчеты возможны при реализации товаров или услуг населению за наличные или же в случае выплаты зарплаты из кассы компании. Также наличность может передаваться подотчетным лицам или получаться компанией в банке. Российские компании могут использовать наличные деньги и в иных случаях, перечень которых не является исчерпывающим.

Надо помнить, что порядок реализации товаров или услуг за наличные деньги не идентичен и существенно отличается от порядка оформления кассовых операций компаниями.

Все отечественные компании, осуществляющие прием или выдачу наличности, обязаны иметь кассу. В данном случае под кассой имеются в виду не ККТ, а помещение и организация работы.

Российские компании, использующие наличные расчеты, самостоятельно устанавливают лимит наличных денег на конец дня в кассе. Это правило прямо следует из содержания п. 2 Указания Центрального Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У . Лимиты берутся не произвольно, а рассчитываются согласно указаниям Центробанка РФ. Важно помнить, что вся наличность, превышающая соответствующий лимит, должна сдаваться в банк.

Пунктом 4.6 Указания Центробанка РФ прямо предусмотрено, что наличные, поступающие в кассу или выдаваемые из кассы, обязательно отражаются в кассовой книге. Безошибочное ведение кассовой книги является непременным условием для соблюдения кассовой дисциплины.

Записи в указанную книгу вносятся на основании кассовых документов, которыми являются приходный и расходный кассовые ордера. Такие ордера подписываются бухгалтером и кассиром. Если такие операции ведет руководитель, то и кассовые документы подписывает руководитель.

В конце каждого рабочего дня кассир производит сверку данных в кассовой книге и кассовых документах и в этой же книге указывает остаток денег, который заверяется подписью кассира. Соответственно, заполнение кассовой книги должно осуществляться без ошибок.

Как правильно вести кассовую книгу в 2017 году

Официальная форма кассовой книги утверждена Госкомстатом России в Постановлении от 18.08.1998 № 88. Этим же Постановлением утверждены и введены в действие иные формы кассовых документов, заполнение которых необходимо при оформлении и осуществлении операций с наличными.

Необходимо особо подчеркнуть, что Госкомстат в вышеназванном Постановлении только разработал и утвердил форму кассовой книги, но не разработал инструкцию или рекомендации по ее заполнению и оформлению.

Как следует из содержания п. 4.7 Указаний Центробанка РФ, компании могут вести кассовую книгу в электронном или бумажном виде. Кассовую книгу в бумажном виде допустимо заполнять как от руки, так и на компьютере, или иным машинописным способом.

В кассовую книгу могут вноситься изменения, но только в случае, если такие исправления содержат дату их внесения, подписи и расшифровки подписей лиц, вносящих исправления в книгу.

Если же книга ведется в электронном виде, то она должна быть подписана электронной подписью, а технические средства, при помощи которых она ведется, должны исключать несанкционированное вмешательство в содержание книги.

Независимо от способа ведения кассовой книги в 2017 году обеспечить ее хранение обязан руководитель компании, ведущей соответствующую книгу.

Записи в кассовую книгу вносятся по каждому приходному или расходному кассовому ордеру.

При ведении кассовой книги следует учитывать содержание приказа Министерства финансов РФ от 30.03.2015 № 52н, которым утверждены методические рекомендации по применению и заполнению кассовой книги, а также порядок ведения кассовой книги.

В силу вышеназванных рекомендаций кассовая книга применяется при движении наличных рублей, иностранной валюты и денежных документов.

Денежными документами являются оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, полученные извещения на почтовые переводы, почтовые марки, конверты с марками, марки государственной пошлины и иные документы, имеющие стоимостную оценку, приобретенные организацией и хранящиеся в организации.

При заполнении листов кассовой книги следует помнить и неукоснительно соблюдать правило, согласно которому листы по движению денег заполняются отдельно от листов, предназначенных для учета движения денежных документов. Листы кассовой книги, отражающие движение денежных документов, должны иметь отметку «фондовый».

Все записи в кассовую книгу вносятся лицом, ответственным за внесение в нее записей, незамедлительно после выдачи или получения наличных денег или денежных документов. Основанием для внесения соответствующих записей в книгу является расходный или приходный кассовый ордер, оформленный в строгом соответствии с требованиями отечественных законодательных актов.

В указанных выше рекомендациях Минфина РФ содержится ответ на вопрос, как правильно вести кассовую книгу. Кассовая книга компании должна быть прошита и пронумерована.

В качестве обязательного требования, предъявляемого к кассовой книге, названа также обязательность скрепления такой книги печатью компании. Количество листов в такой книге должно быть заверено собственноручными подписями руководителя предприятия и его главного бухгалтера с обязательной расшифровкой таких подписей.

Важно помнить, что все расходные или приходные операции обязательно должны отражаться в кассовой книге. Все сведения в кассовую книгу вносятся на основании правильно оформленных кассовых документов. Все денежные средства, указанные в кассовой книге и превышающие лимит остатка наличных, должны быть сданы в банк.

Помимо сказанного выше, следует учитывать, что если в течение рабочего дня движения наличных денег в компании не было, то соответствующий лист кассовой книги можно не заполнять.

Ответ на вопрос, как вести кассовую книгу обособленному подразделению, содержится в Указаниях Центробанка России, из содержания п. 4.6 которых следует, что обособленные подразделения отдельную кассовую книгу не ведут, а только лишь сдают отдельные заполненные листы кассовой книги в головную организацию. Порядок такой сдачи компания устанавливает самостоятельно, но с учетом дат формирования и сдачи отчетности.

Общий контроль за ведением кассовой книги Центробанк РФ возлагает на главного бухгалтера соответствующей компании или ее руководителя, если в компании нет главного бухгалтера.

В заключение следует отметить, что ненадлежащее ведение кассовой книги является нарушением порядка ведения кассовых операций и согласно ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ за такое нарушение компания может быть оштрафована на сумму от 40000 до 50000 рублей.

Правильное ведение и оформление кассовых операций – это защита от штрафов. Поэтому нужно обращать внимание не только на заполнение приходно-расходной кассовой документации, но и на остальные формы.

В частности, кассовая книга играет серьезную роль в правильном оформлении кассовых операций, но не все ее умеют вести и даже не стремятся научиться этому. Хотя это важно!

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно!

Что это за документ?

Она ведется ежедневно, за исключением не рабочих дней, и в ней находит свое отражение всё движение наличных средств, оформляемое приходными и расходными кассовыми документами. По окончанию дня в ней подводится итог – указываются обороты, — и высчитывается лимит кассы, который переходит на следующий день.

Кассовая книга фактически – это своеобразный регистр, содержащий в себе перечень приходных и расходных операций с указанием первичных документов, на основании которых проводятся данные операции, с указанием сумм, корреспондирующихся счетов и даже характера операции. С помощью этой книги фиксируется весь наличный поток предприятия.

Кассовая книга относится к обязательным бланкам. И, несмотря на то, что на текущий момент разрешается самостоятельно предприятиям разрабатывать первичные документы, эта книга имеет строгую унифицированную форму, поскольку не относится к документам бухгалтерского учета. Кассовая книга предназначена для фиксирования всех кассовых операций, проводимых компанией в наличной форме. А обращение наличности регулируется нормативными актами Центрального Банка РФ.

Однако кассовая книга не для всех является обязанностью!

Особенности ведения документа предпринимателями

Прежде всего, стоит отметить, что обязанность оформления наличных операций унифицированными формами кассовых документов и вообще их учет не зависит от применяемой налоговой системы.

Кассовые документы должны вести все: и те, кто находится на общем режиме, и те, кто признается спецрежимниками. Почему? Потому что операции с наличными средствами – это самостоятельная отрасль учета, данные которой активно используется при налогообложении и при ведении бухучета.

Однако у кассового учета есть свои нюансы, касающиеся, в частности, обязанности предпринимателя его вести. Так, у ИП есть право выбора: он может кассовые документы оформлять, а может этого и не делать.

Но данное право зависит от соблюдения им сразу нескольких и одновременных условий:

  • он обязан учитывать свои доходы, либо расходы и доходы, и (или) другие объекты налогообложения, или физические показатели, которые характеризуют конкретный вид деятельности;
  • учет должен вестись только по нормам налогового законодательства РФ, т.е. в соответствии с Налоговым Кодексом РФ;
  • и обязанность ведения такого учета должна быть предусмотрена исключительно Налоговым Кодексом РФ.

В противном случае, на предпринимателя ложится обязательство по оформлению кассовых операций согласно Указанию №3210-У Центробанка России в полном объеме. Однако если все-таки предприниматель, несмотря на соблюдение всех вышеуказанных условий, решит вести кассовый учет, делать это ему придется в строгом соответствии с Указанием №3210-У. Т.е.:

  • с оформлением приходных и расходных унифицированных кассовых документов;
  • с оформлением Кассовой Книги;
  • самостоятельно или с привлечением уполномоченного лица;
  • с установлением кассового остатка или без такового. Правда, в этом случае нужно издать приказ: об отсутствии лимита кассы. Иначе, даже 0 будет считаться лимитом, а его превышение хотя бы на 1 копейку будет наказываться штрафом.

А вот для юридического лица выбора – оформлять или нет кассовые операции – не предусмотрено.

Нюансы оформления для организаций

Все юридические лица обязаны оформлять наличные денежные операции кассовыми документами! Эта обязанность распространяется и на малые, и на крупные компании; и на те предприятия, у которых есть или нет обособленных подразделений.

Единственное, малые предприятия имеют право не устанавливать кассовый остаток. Но об этом должен быть оформлен соответствующий приказ.

Кассовая книга и иные кассовые документы у организации ведутся:

  1. на бумаге или в электронном формате;
  2. непосредственно руководителем компании или уполномоченным лицом;
  3. с применением унифицированных форм;
  4. независимо от налоговой системы, которую применяет предприятие.

Сама же Кассовая книга обязана вестись в строгом соответствии с требованиями, изложенными в Указании №3210-У Банка РФ.

Порядок ведения документа рассмотрен в следующем видеосюжете:

Основные правила ведения и заполнения

Все поступающие и выдаваемые в течение дня наличные средства должны быть оформлены кассовыми документами – приходным или расходным кассовым ордером, – с последующим занесением произведенных операций в Кассовую книгу. Записи в Книгу вносятся ежедневно, исключая не рабочие дни и те дни, в течение которых не было движения наличных средств. Причем, все записи вносятся строго на основании расходных или приходных кассовых ордеров, оформленных в соответствии с нормативными требованиями и имеющих унифицированную форму.

Образец заполенния Кассовой книги

По окончании рабочего дня кассир обязан произвести сверку данных, занесенных в кассовую книгу и отраженных в кассовых документах. И только после этого он выводит остаток, ставит свою подпись. А отрывной лист Книги вместе с подтверждающими операции документами передается бухгалтеру, который указывает в экземпляре Книги кассира о количестве полученных документов и ставит свою подпись. Далее принявший документы бухгалтер (или главный бухгалтер) проводит дополнительную сверку.

Кассовая книга имеет две части, которые заполняются одновременно:

  • отрывную часть, которая передается в бухгалтерию и там хранится вместе с первичными кассовыми документами, подтверждающими проведение операций;
  • непосредственно сама Книга, которая остается на руках у кассира.

Ежедневно Книга начинается с отдельного листа, на котором указывается:

  • текущая дата и номер листа (причем, у отрывного листа все записи без исключения, в том числе и номер листа, идентичны неотрывному экземпляру);
  • операции и обороты за день;
  • остаток наличности с предыдущего дня и лимит на конец дня.

Сама кассовая книга открывается новая на каждый год. Но при этом количество листов в ней и количество ее экземпляров, приходящихся на конкретную организацию, зависит от объема производимых за день и, соответственно, за год операций. Так, в течение дня может быть заполнен не один ее лист!

Кассовую книгу, как правило, прошнуровывают в конце года, а ее шнуровку – на последней странице скрепляют печатью и записью «прошнуровано и пронумеровано ___ листов».

На предприятии допускается ведение нескольких Книг, когда:

  • компания является платежным агентом. В этом случае у нее отдельно предусматривается Книга для ее собственных наличных операций и отдельно – для денег, которые были приняты фирмой при выполнении обязанностей платежного агента;
  • при наличии обособленных подразделений, у каждого из которых своя Книга.

Вести Книгу можно и на бумаге и в электронном формате.

Нюансы оформления

Если Книга ведется на бумажном носителе, то ее заполнение возможно и вручную, т.е. сразу на бумаге, или с помощью, например, компьютера и с последующим выведением на бумаге в конце дня.

Что касается кассовой книги, оформляемой в электронном формате, то для этой цели используются специальные технические средства, которыми:

  • обеспечивается защита от несанкционированного вмешательства в них, защита от искажений и утраты накапливаемой ими информации;
  • обеспечивается хранение документов на срок не меньше 5 лет;
  • гарантируется возможность создания копий на бумаге при необходимости.

Что касается порядка ведения Кассовой книги на бумаге и в электронной форме, то он одинаков для обоих вариантов и соответствует требованиям ЦБ РФ, утвержденным в Указании №3210-У.

Но стоит отметить, что документы, сформированные в электронном виде:

  • подписываются электронной подписью с учетом норм Федерального закона «Об электронной подписи» №63ФЗ;
  • по своей юридической силе равны аналогам на бумажном носителе;
  • должны составляться без ошибок, поскольку в них не допускается внесение изменений, как только такой документ подписан. Однако и в бумажных документах, несмотря на допущение исправлений, на практике не приветствуются ошибки.

Специфика для обособленных подразделений

Каждое обособленное подразделение компании при проведении операций с наличностью отражает их в своей собственной Кассовой книге. Порядок ее оформления аналогичен, что и для Книги головного предприятия.

Однако есть своя специфика:

  • лимит. Если подразделение организации сдает самостоятельно наличные средства на расчетный счет, открытый головному предприятию в банке, то для этого подразделения кассовый остаток определяется в порядке, предусмотренном для юридических лиц. Если же подразделение сдаёт наличную выручку в кассу головной компании, то лимит определяется самим подразделением. Однако и в том, и в другом случае лимит закрепляется приказом только руководителя головной компании!
  • передача копии листа Кассовой книги. Обособленные подразделения предоставляют головной компании копию Листа Книги в установленном ею порядке;
  • на обложке Книги должно быть обязательно указано структурное подразделение.

А в остальном ведение кассовой книги должны отвечать Указанию №3210-У ЦБ РФ.

Как правильно формировать данный документ в 1С 8.2, рассказано в данном видеоматериале:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Статьи по теме