Нажмите клавишу «Enter», чтобы перейти к содержанию

Трудовая Книжка книга Движения Трудовых Книжек

Трудовая Книжка книга Движения Трудовых Книжек.rar
Закачек 3111
Средняя скорость 5791 Kb/s
Скачать

Трудовая Книжка книга Движения Трудовых Книжек

Журнал учета трудовых книжек

Сведения о количестве трудовых книжек работников компании нуждаются в систематизации и учете. Учет трудовых книжек на предприятии – важная задача, которую должен организовать каждый работодатель. Для учета книжек разработана форма документа, которая помогает оформить реестр трудовых книжек в простой и доступной форме. Данный документ поможет отразить все сведения о движении трудовых книжек работников компании.

Книга учета движения трудовых книжек ведется по форме, утвержденной постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Допускается изготовить журнал учета трудовых книжек своими силами (то есть распечатать листы и переплести их) или приобрести готовый, напечатанный в типографии, в специализированном магазине. Вопрос, как организовать и вести учет трудовых книжек, работодатель вправе решить самостоятельно, руководствуясь собственными возможностями. Главное, необходимо помнить, что журнал учета трудовых книжек (бланк) должен соответствовать форме, утв. постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г. Также нужно соблюдать установленные действующим законодательством требования к его заполнению.

Прежде чем скачать журнал учета движения трудовых книжек и приступить к его заполнению – внимательно ознакомьтесь со всеми нюансами, с которыми вам придется столкнуться в процессе заполнения. Однако не стоит делать выводы, что книга учета трудовых книжек (образец скачать вы сможете ниже) является сложной в заполнении. Однако во избежание ошибок ознакомьтесь с образцом заполнения, будьте внимательны при оформлении журнала.

Книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения)

За ведение журнала учета трудовых книжек и вкладышей в них отвечают кадровики или иное подразделение компании, которое занимается наймом и увольнением работников предприятия.

В журнал учета движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже) вносится информация о всех трудовых книжках, которые приняты от работников. Если у работника нет свободного места в трудовой и ему выдается вкладыш, об этом также нужно внести запись в журнал регистрации трудовых книжек.

Какая информация содержится в книге?

  • Номер п/п;
  • День, когда работник был устроен на работу, оформлена трудовая книжка или вкладыш: отдельно в каждой ячейке укажите число, месяц, год;
  • Далее книга учета трудовых книжек содержит «реквизиты» работника, которому принадлежит книжка: ФИО, реквизиты трудовой книжки или вкладыша (в случае, если вкладыш выдается в процессе работы у работодателя). Данные о вкладыше нужно отразить в отдельной строке, а не вписывать в одну строку с реквизитами трудовой книжки.
  • Далее журнал ведения трудовых книжек содержит информацию о должности, профессии, на которой трудится/которой обладает работник;
  • Наименование отдела, где трудится сотрудник (с указанием отдела, структурного подразделения);
  • Далее журнал учета трудовых книжек содержит данные документа, на основании которого работника приняли на работу (таким документом мог быть приказ, распоряжение руководителя предприятия);
  • В отдельной графе расписывается работник отдела кадров, который принял или оформил трудовую книжку;
  • Далее книга ведения трудовых книжек содержит сумму, которая была получена от сотрудника за оформление трудовой книжки;
  • Число, когда трудовая книжка была выдана работнику в случае увольнения;
  • После журнал регистрации движения трудовых книжек содержит запись о том, что при уходе с предприятия работник забрал свою трудовую книжку: работник должен оставить свою подпись, подтверждающую тот факт, что он получил на руки трудовую книжку, в последней колонке книги учета трудовых книжек.

Правила заполнения книги движения трудовых книжек

При заполнении книги стоит придерживаться определенных правил. Все страницы книги учета движения трудовых книжек должны быть пронумерованы по порядку, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также закреплены сургучной печатью (в случае ее наличия) или опломбированы.

Как прошить книгу учета движения трудовых книжек? Прошивка книги – это один из этапов защиты ее от вредительства, изъятия листов недобросовестными работниками. Данная процедура выполняется ответственным работником кадровой службы (или иного отдела, отвечающего за ведение журнала учета выдачи трудовых книжек). На книге необходимо сделать два или три прокола, воспользовавшись дыроколом или шилом. Проколы делаются аккуратно, на левой части книги, на полях. Отверстия должны располагаться друг над другом, в линейку. Затем в отверстия необходимо продеть нить, скрепив между собой листы, концы нити вывести не на титульный лист книга учета движения трудовых книжек, а с обратной стороны, к внутренней стороне задней обложки и поставить на них сургучную печать или пломбу.

Печать из сургуча – сложный вариант, так как обладает очевидно выраженными недостатками: является сложной в изготовлении, объёмной, но в то же время хрупкой и ломкой. Вид пломбы, которым необходимо «запечатать» журнал выдачи трудовых книжек (образец), законодательно не установлен, поэтому это можно сделать с помощью того вида пломбы, который удобен вам. Главная задача пломбы (как и печати из сургуча) – защита от доступа посторонних лиц в журнал движения трудовых книжек (образец заполнения представлен ниже), в частности, для того чтобы удалить, выкрасть или заменить ее страницы. Самым простым вариантом является бумажная пломба: концы нити необходимо закрепить и аккуратно приклеить небольшим листом бумаги, поставить печать (это необязательно: можно поставить печать в случае, если она есть в наличии у предпринимателя).

Так как книга регистрации трудовых книжек используется в компании длительное время, то можно предусмотреть другие варианты пломбы: пластиковая, металлическая, пленочная. Выбор пломбирования остается на усмотрение работодателя.

Как подписывать книгу учета движения трудовых книжек? Финальную подпись на книге ставит именно руководитель предприятия, а не работник кадрового отдела. Заверительная подпись должна содержать в себе сведения о количестве листов в книге, написанное числовым значением и прописью, должность подписанта, ФИО и подпись. Подпись в журнал регистрации трудовых книжек (образец): «В книге пронумеровано и прошнуровано 130 (сто тридцать) листов. Директор Назаров Д.В. (подпись)».

Ответственность за отсутствие книги

Работодателям следует иметь ввиду: если книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них отсутствует или неправильно оформлена, то это является нарушением требований трудового законодательства, за которое работодателя могут привлечь к ответственности (в частности, административной).

Во избежание проблем необходимо журнал ведения трудовых книжек скачать, пронумеровать, прошить, опломбировать. Если у вас в компании была книга учета, но велась она не по установленной законодательством форме, необходимо это исправить: скачать бланк книги учета трудовых книжек, перенести туда все сведения о движении трудовых книжек в компании. В дальнейшем работодателю необходимо вести книгу по установленной законодательством форме и придерживаться порядка ведения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Обновление: 8 февраля 2017 г.

​Образец заполнения книги учета трудовых книжек

У кадровиков и бухгалтеров, впервые приступающих к работе с трудовыми книжками, нередко возникает вопрос, что такое журнал учета трудовых книжек.

Рассмотрим подробно, каким образом закон регламентирует порядок действий работодателя в этом случае.

Нормативные акты в области учета трудовых книжек

Обязанность работодателя вести строгий учет трудовых книжек установлена изданными на основании ст. 66 Трудового кодекса РФ Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225) (далее – Правила).

Эти Правила предписывают вести в организации:

  • приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (ведется бухгалтерией; туда вписывается количество принятых и отпущенных бланков новых трудовых и вкладышей с указанием их стоимости);
  • собственно книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (ведется кадровой службой организации). О ней в дальнейшем и пойдет речь.

Форма книг учета установлена Инструкцией по заполнению трудовых книжек (утв. Постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. N 69) (ниже по тексту – Инструкция).

Что включает в себя учет трудовых книжек в организации

Сначала определимся, какие действия работодатель может осуществлять с трудовыми книжками.

Во-первых, это прием трудовой книжки от вновь принятого работника.

Во-вторых, заведение новой трудовой книжки (в случае если работник только начинает карьеру и не имеет ее). Здесь заполняется первая страница документа (так называемый титульный лист) по определенным правилам.

В-третьих, внесение в трудовую книжку записи о самой работе, переводах на другую работу, награждениях.

В-четвертых, сохранение трудовых книжек в специальном месте, исключающем их уничтожение или повреждение, а также доступ к ним посторонних лиц.

В-пятых, внесение записи об увольнении (прекращении трудового договора).

В-шестых, это выдача трудовой книжки бывшему работнику или его родственникам (в случае смерти).

Несмотря на отсутствие четкого определения в законодательстве, под учетом движения трудовых книжек в организации (предприятии) на практике понимаются:

  • регистрация трудовых книжек, принятых от вновь трудоустроенных работников;
  • регистрация книжек, заведенных работодателем трудоустроенным работникам, для которых это место работы является первым (ранее не имевшим трудовой книжки);
  • фиксация факта хранения трудовой книжки (нахождения у работодателя);
  • отражение факта выдачи трудовой книжки при прекращении трудового договора.

Где регистрировать трудовые книжки

Главный инструмент контроля этих важнейших документов — книга учета движения трудовых книжек. В обиходе ее нередко называют журналом регистрации трудовых книжек, реестром и т.п.

Необходимость ее наличия в организации установлена п. 40 Правил, а форма книги установлена приложением № 3 к Инструкции.

При этом закон все связанные с трудовыми книжками действия предписывает осуществлять только должностным лицом организации, специально назначенным приказом (распоряжением) руководителя, отвечающим за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Требования к книге учета трудовых книжек

В п. 41 Правил содержатся некоторые требования к этому журналу: листы книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, удостоверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

Ответа на вопрос, как прошить книгу учета движения трудовых книжек, ни Правила, ни Инструкция не содержат. Полагаем, что в любом случае концы шнура, которым прошит журнал, должны быть достаточно свободными для опломбирования или постановки сургучной печати.

В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.

Как заполнять журнал учета

Особых правил заполнения книги учета трудовых книжек не существует.

Содержание книги учета регламентировано Минтруда РФ, включение дополнительных сведений в нее не предусмотрено.

Состоит она из тринадцати граф, включающих в себя:

  • порядковый номер записи в книге и дату приема работника на работу или заполнения трудовой книжки (вкладыша в нее);
  • ФИО работника — владельца трудовой книжки;
  • данные о трудовой книжке или вкладыше в нее (серию и номер);
  • должность (профессия, специальность) работника, сдавшего трудовую книжку или на которого она заведена (вкладыш в нее);
  • наименование места работы (с указанием структурного подразделения), куда принят работник;
  • дату и номер приказа, на основании которого произведен прием работника на работу;
  • расписку ответственного лица, принявшего или заполнившего трудовую книжку;
  • сумму, полученную за заполненные трудовые книжки или вкладыши в них;
  • дату выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора) и расписку работника в получении трудовой книжки на руки.

Ответственность за нарушения в учете трудовых книжек

Отсутствие учета или ненадлежащий учет трудовых книжек является нарушением, за которое проверяющие из Госинспекции труда могут привлечь к административной ответственности работодателя или должностное лицо организации по ст. 5.27 КоАП РФ .

Госинспекторы труда традиционно уделяют внимание изучению книги учета движения трудовых книжек, и существенные погрешности в её оформлении вполне достаточны для наложения штрафа.

Во избежание подобных последствий работодателю следует скрупулезно соблюдать все требования закона по ведению учета таких важных документов, как трудовые книжки работников.

Поскольку трудовые книжки сотрудников относятся к документам строгой отчетности, то следует производить их правильный учет. Учет осуществляется путем регистрации данных документов в определенной учетной форме. Для этого у каждого работодателя (юрлица либо индивидуального предпринимателя) должна быть в наличии книга учета движения трудовых книжек.

Ведение этой книги обязан осуществлять либо сам работодатель, либо кадровая служба, либо назначенные ответственные лица, которые занимаются оформлением приема и увольнения сотрудников.

Исходя из п. 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек данная книга учета должна отвечать следующим требованиям:

  • все страницы должны быть пронумерованы>
  • наличие шнуровки и опломбировки либо скрепления сургучной печатью>
  • книга заверяется подписью работодателя.

Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.

Заполненная книга движения трудовых книжек хранится 75 лет.

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Данная книга должна вестись по соответствующей утвержденной форме (см. ниже). В новой книге проставляется дата, с которой начато ее ведение, а при заполнении всех страниц ставится дата окончания ведения этой книги.

В данной книге учета следует регистрировать все трудовые книжки сотрудников:

  • принятые от них при поступлении на работу,
  • выданные им, как поступающим на работу впервые,
  • а также вновь выданные вкладыши в трудовые книжки.

Если от сотрудника получена трудовая книжка с уже вшитым в нее вкладышем, который был оформлен на другом предприятии, то регистрировать необходимо только книжку, а вкладыш в книгу учета движения трудовых книжек отдельной строкой вносить не следует.

к Постановлению Минтруда России
от 10.10.2003 № 69

КНИГА
УЧЕТА ДВИЖЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК И ВКЛАДЫШЕЙ В НИХ

Дата приема на работу, запол­нения трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее

Фами­лия, имя и отче­ство вла­дельца трудо­вой книжки

Серия и номер трудо­вой книжки или вкла­дыша в нее

Долж­ность, профес­сия, специ­альность работ­ника, кото­рый сдал трудо­вую книжку или на кото­рого запол­нена трудо­вая книжка или вкладыш в нее

Наиме­нование места работы (с указа­нием струк­турного подраз­деления), куда принят работник

Дата и № приказа (распо­ряжения) или иного решения работо­дателя, на осно­вании кото­рого произ­веден прием работ­ника

Расписка ответст­венного лица, приняв­шего или запол­нившего трудо­вую книжку

Полу­чено за запол­ненные трудо­вые книжки или вкла­дыши в них (руб.)

Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при уволь­нении (прекра­щении трудо­вого дого­вора)

Рас­писка работ­ника в полу­чении трудо­вой книжки

В книге учета необходимо заполнять все пронумерованные графы:

1 — проставить регистрационный номер в порядке поступления.

2, 3, 4 — проставить дату арабскими цифрами. В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.

5 — полностью вписать фамилию, имя, отчество сотрудника. Указание инициалов недопустимо.

6 — проставить серию и номер настоящей трудовой книжки (оформленного вкладыша). В случае получения от сотрудника трудовой книжки образца 1938 г., в этой графе ставится прочерк, потому что серия и номер в данных книжках отсутствуют.

7 — вписать должность, профессию, специальность работни­ка, владельца трудовой книжки (вкладыша), согласно штатного расписания.

8 — указать место работы (структурное подразделение).

9 — указать номер и дату приказа, которым был оформлен прием сотрудника. Если регистрируется вкладыш, то в данной графе ставится прочерк.

10 — проставить подпись лица, ответственного за прием (заполнение) трудовых книжек.

11 — проставить сумму в рублях, которая была получена от работника за оформленную ему трудовую книжку (вкладыш). Если организация не взимает данную плату с работника, в этой графе следует сделать прочерк.

12 — при увольнении сотрудника проставить дату выдачи ему трудовой книжки.

13 — уволенный работник проставляет подпись, подтверждая этим факт полу­чения своей трудовой книжки в этот день.

Если на предприятии велась книга учета движения трудовых книжек ранее утвержденной формы, то целесообразно будет не заменять ее книгой нового образца до ее полного заполнения, поскольку содержание этих книг не имеет существенных отличий (в старой книге образца 1974г. было 14 граф для заполнения). Если же книга учета ранее велась в произвольной форме, то ее заполнение необходимо будет завершить, пояснив причину, и начать ведение новой книги установленного образца. При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках.

Если в период работы сотруднику был оформлен вкладыш, то следует в его трудовой книжке произвести запись «>Выдан вкладыш»> и проставить серию и номер данного вкладыша.

При увольнении работнику следует расписаться и за получен­ную им трудовую книжку, и за выданный и оформленный ему вкладыш в разных строках книги учета и, конечно же, в своей личной карточке.

Исправление записей

Так как книга учета движения трудовых книжек заполняется вручную, то ответственный за ее заполнение работник может нечаянно допустить какую-либо ошибку, которую затем обязательно нужно будет исправить. Как производить исправление ошибок в данной книге законодательно не описано.

Одним из вариантов исправления ошибок в таком рукописном документе является внесение под ошибочной записью пометки «Запись за №__ считать не действительной»> и затем вписать правильный текст. Исправление следует подтвердить подписью ответственного работника, который внес это исправление.

Ответственность

Работодатель обязан на должном уровне организовать работу по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них. Отдельным приказом он может назначить должностное лицо, которое будет нести ответственность за правильный учет и хранение трудовых книжек.

За несоблюдение описанных выше установленных правил ст. 5.27 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде остановки деятельности работодателя до девяноста суток либо наложение штрафа в размере:

от 1000 до 5000 рублей

— на физлиц индивидуальных предпринимателей

— на ответственных должностных лиц,

от 30000 до 50000 рублей

— на юридических лиц.


Статьи по теме