Нажмите клавишу «Enter», чтобы перейти к содержанию

Записи в Кассовой книге Ведутся

Записи в Кассовой книге Ведутся.rar
Закачек 2454
Средняя скорость 2918 Kb/s
Скачать

Записи в Кассовой книге Ведутся

КАССОВАЯ КНИГА — форма для отражения операций с наличными деньгами, учитывающая все поступления и выдачи денег. Кассовая книга ведется кассиром. Каждое предприятие может иметь только одну кассовую книгу. Листы в книге денежных средств нумеруются, прошнуровываются и опечатываются сургучной (обычно круглой) печатью предприятия. На последней странице книги делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано «Х» страниц» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера предприятия. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу. Вторые экземпляры должны быть отрывными, они служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера.

Записи в кассовую книгу производятся сразу после получения или выдачи денег. Кассир обязан подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать в бухгалтерию отчет с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге (на первом экземпляре). Кассовая книга ведется ежедневно, с расчетом остатка на конец каждого дня. Бухгалтеры и другие счетные работники, имеющие право подписи кассовых документов, не могут исполнять обязанности кассиров. Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера.

Движение денег в кассе осуществляется кассиром по кассовой книге (форма КО-4), которая должна быть пронумерована, прошнурована и пропечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов кассовой книги заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера турфирмы.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов называются отчетами кассира. Первые экземпляры остаются в книге. Помарки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Все исправления должны быть заверены подписями кассира или главного бухгалтера!

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу. В конце рабочего дня подсчитываются итоги по поступлению и выдаче денег в кассе и выводится остаток на конец дня. Затем кассир передает в бухгалтерию отрывной лист записей с приходными и расходными кассовыми ордерами под расписку в кассовой книге.

Кассовая книга может вестись автоматизированным способом. В этом случае листы формируются в виде машинограммы «Вкладной лист кассовой книги». Одновременно с ней формируется машинограмма «Отчет кассира» по форме КМ-6. Обе машинограммы должны составляться к началу следующего рабочего дня, иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги.

В конце месяца листы кассовой книги сшиваются и скрепляются сургучной или мастичной печатью с указанием количества листов.

Несмотря на то, что сейчас многие бизнесмены осуществляют свою деятельность по безналичным расчетам, вместе с тем, еще используются операции с финансовыми средствами в наличной форме.

Содержание

Как следствие предпринимателям требуется кассовая книга. Поэтому возникает необходимость разобраться, что это такое и как правильно ее заполнять.

Основные моменты ↑

Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.

Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.

С 2018 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по форме КО-4.

К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС.

В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.

Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.

Что это такое

Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.

В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.

В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.

Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.

Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка.

Какова роль документа

Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.

Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.

К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.

В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.

При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.

ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести книгу учета.

Законодательная база

Основанием для заполнения кассовой книги является Указание Центробанка от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.

В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.

Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.

Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.

Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.

Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.

В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.

Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.

Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.

Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.

Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.

Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.

Рекомендации о том, как обеспечить хранение денежной массы в помещении и при транспортировке содержаться в пункте 7 Указаний Центробанка.

Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.

Однако рекомендуется хранить наличные деньги в несгораемых шкафах из металла, ключи от которого должны быть у кассира. В случае потери ключа желательно сообщить в полицию и сменить замок.

До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.

При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.

Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.

Порядок ведения кассовой книги ↑

Имеются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.

По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.

Нужно ли ИП вести кассовую книгу, читайте здесь.

В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.

В современном мире большинство расчётов происходит в безналичной форме, но иногда всё же применяются расчёты и в наличной форме. А для фиксации проведения таких расчётов необходимо знать, как вести кассовую книгу. Итак, давайте разбираться.

Основные положения

Кассовая книга — это специальный журнал (регистр), в который вносят все операции, проводимые формой, с использованием наличной формы оплаты.

Такой журнал включается в отчётность индивидуального предпринимателя (ИП). Вести кассовый журнал – обязательное мероприятие при наличии операций с наличными деньгами. Ведение и составление регистра регулируется налоговым законодательством. Начиная с 2016 года, вести кассовый регистр обязаны даже те предприниматели, которые работают по упрощённой системе уплаты налогов.

Журнал оформляется по специальной форме КО-4. Вести кассовый регистр нужно внимательно и тщательно, так как его проверяют сотрудники налоговой при любой проверке налоговых органов. Если в журнале окажутся недостоверные сведения, ошибки или он неправильно оформлен, то на предпринимателя накладывают штраф. На каждый календарный год заводится отдельный кассовый журнал.

Как ведётся кассовая книга

Прежде чем увидеть пример заполнения кассовой книги рассмотрим подробности заполнения. Все кассовые операции, которые проводятся предпринимателем в течение дня, должны быть занесены в кассовый журнал. Единственные дни, когда можно не вести журнал – выходные. В кассовой книге содержатся сведения об обороте наличных средств, которое также отражено в приходно-расходной документации. По окончании рабочего дня в неё вносят итоговые данные, содержащие сведения о лимите кассы и обороте.

С помощью кассового журнала все наличные финансы фирмы становятся видны и фиксируются. Помимо обязательных сведений, регистр может содержать также сведения, которые туда решило внести руководство фирмы.

Иногда ИП может не заниматься ведением кассового регистра, но в случае, если заработная плата сотрудников выдаётся им наличными деньгами через кассу, то ведение регистра обязательно. Но даже если заработок сотрудников перечисляется им в безналичной форме, знания, как заполняется кассовая книга лишними не будут.

Сведения о ведении регистра в законах

На необходимость ведения журнала указывает Указ Центробанка от 11.03.2014 №3210-У. Там сообщается, что следует вносить все операции, связанные с поступлением или отчисление наличных средств. Коммерческая организация может иметь только один кассовый регистр.

Каждый лист должен быть пронумерован, листы прошиты и в конце стоять мастичная или сургучная печать.

После прошивки листы заверяет уполномоченное лицо или руководитель фирмы. Любые сведения, которые вносятся в регистр, должны быть продублированы. В целях дублирования можно использовать обычную копирку. Должна быть возможность оторвать одну из копий, так как она необходима кассиру для отчёта. Оригинал записей остаётся в журнале. Естественно, что номера страниц оригинала и копии должны совпадать. Внесение исправлений в кассовый журнал возможно, только если такие исправления заверены подписями главного бухгалтера и кассира. Возможно автоматизированное заполнение кассового регистра или кассовая книга в электронном виде. В таком случае страницы создаются в виде машинограмм, а листы нумеруются автоматически.

Категорически недопустимо выдавать средства из кассы, если нет подтверждения данной операции в расходном ордере подписью получателя. В противном случае отсутствующие денежные средства считаются недостачей и подлежат взысканию с кассира. Любые наличные деньги, в отсутствие необходимых кассовых документов, приравниваются к прибыли предприятия.

Помещение кассы должно быть оборудовано таким образом, чтобы обеспечить безопасное хранение денег. Также должна быть обеспечена безопасность транспортировки денежных средств в банк. Обязанность по обеспечению безопасности ложится на руководство фирмы. Невыполнение данного требования может привести не только к административной ответственности, но и к уголовной.

Сведения об обеспечении сохранности денежных средств есть в Указаниях Центробанка. Требования к наличию или отсутствию сигнализации в кассовом помещении законодательно не установлены, но есть рекомендации по хранению наличности в сейфе, ключ от которого находятся у кассира. Кроме того, есть указания, что в начале смены, перед открытием помещения и сейфа, кассир должен осмотреть замки и убедится в их сохранности, также должны быть целы решётки на окнах и дверях. Если есть следы вскрытия, необходимо сразу же сообщить в полицию и руководству организации.

Порядок заполнения

Итак, как заполнять кассовую книгу? Существуют готовые шаблоны, в соответствии с которыми ведётся кассовая книга. Все операции с наличными деньгами за день должны быть отражены на одном листе журнала. В конце дня работы необходимо сводить остатки и подбивать итоги. Затем кассовый работник составляет суточный отчёт и сдаёт все наличные средства в бухгалтерию.

В кассовом журнале каждая страница продублирована, и копия находится на отрывной части. Это сделано для того, чтобы эту копию кассир мог приложить к отчёту.

Журнал имеет восемь колонок. Первая колонка «остаток на начало дня». В эту колонку вносят сумму, которая стоит в колонке «остаток на конец дня» предыдущего дня. Вторая колонка «номер документа» в ней проставляется спецномер приходно-расходных ордеров. Третья колонка содержит данные ордеров. Сумма в этой колонке пишется полностью. Четвёртая колонка «корреспондентский счёт или номер субсчёта». Пятая колонка «ФИО предпринимателя или название организации». Шестая колонка «перенос», в ней суммируются операции, зафиксированные в предыдущих колонках. Седьмая колонка «итого за день», тут подбиваются дневные итоги. Восьмая колонка «остаток на конец дня». В ней полностью подбивается сумма за день. Эта цифра должна совпасть с суммой наличности в кассе. Оборотную сторону бланка либо заполняют, либо перечёркивают символом Z. В конце записей ставятся подписи бухгалтера и кассира.

Внешний вид регистра и правила ведения

Кассовый регистр представляет собой 70-120 страничный журнал, который обязательно содержит титульный лист. На титульном листе содержатся сведения о временном отрезке, в течение которого действует данный журнал, ФИО ИП или ОКПО организации.

В случае если журнал ведётся вручную, то листы нумеруются, шнуруются и в таком виде опечатываются. Любая запись дублируется под копирку. Ниже приведён образец заполнения кассовой книги вручную.

В обязанности работника кассы входит:

  • подсчёт итогов за сутки;
  • сведение кассового остатка на начало будущего дня;
  • отчёт перед бухгалтерским отделом.

Проверка всех записей, внесённых в кассовый журнал, возлагается на бухгалтера. Он проверяет соответствие записей приходно-кассовым ордерам и ставит свою подпись.

В кассовом журнале вполне допускаются исправления путём перечёркивания неправильной записи и внесения правильной. Такое исправление должно быть заверено подписью кассира и бухгалтера. Затирки, подчистки и прочее в регистре недопустимы.

В конце дня, после подбития итоговых сумм кассир отдаёт в бухгалтерию отрывную копию листа из кассовой книги и всю документацию, подтверждающую операции проведённые в течение дня. Затем кассиром в регистр вносится число отданных в бухгалтерию документов и ставится подпись. Бухгалтером проверяются все данные и тоже подписывается книга.

Каждый новый день, в кассовом журнале записи начинают вносить с нового листа и обязательно проставляется номер листа, дата, остаток наличных средств на начало дня и операции в течение суток.

В начале календарного года заводится новый кассовый журнал, а в конце – на последней странице прошнурованного журнала ставят печать и пишут «пронумеровано и прошнуровано» и указывают количество листов. В интернете можно найти образец как заполнить кассовую книгу.

Вопросы, возникающие в ходе ведения регистра

При ведении кассового журнала, наиболее часто возникают вопросы следующего характера.

  1. Кто осуществляет контроль за его ведением?
  2. Какие моменты следует учесть при ведении регистра в обособленном подразделении?
  3. Сколько кассовых книг может быть на предприятии?
  4. Предусмотрен ли штраф за неполные или недостоверные данные в журнале, и если предусмотрен, то каков его размер?

Итак, ответим на эти вопросы.

  1. Кто осуществляет контроль за ведением кассового регистра? Согласно Постановлению Госкомстата от 18.08.1998 №88, контроль ведения журнала должен осуществляться бухгалтером предприятия или фирмы. Этим же постановлением утверждена так же форма для кассового регистра. Порядок, в соответствии с которым осуществляется контроль, находится в политике учёта предприятия и подлежит утверждению приказом. Как правило, контроль включает в себя сверку кодов на соответствии с утверждёнными на фирме, контроль нумерации и ведения книги в целом. Также проверяется тот список документов, которые передаются в головное управление всеми специализированными подразделениями.
  2. Моменты, которые следует учитывать при ведении кассового учёта в обособленных подразделениях. В любом специализированном подразделении, при проведении операций с наличными средствами нужно вносить соответствующие записи в кассовом журнале. Правила, по которым вносятся такие сведения, полностью идентичны правилам для головного предприятия. Но всё же, в подразделениях есть некоторые моменты, отличные от головного предприятия. Если подразделение вносит наличные средства на расчётный счёт предприятия в банке, то оставшаяся сумма устанавливается так же, как и для головного подразделения. Если же филиал вносит наличные средства непосредственно в кассу предприятия, в таком случае максимальная сумма устанавливается филиалом самостоятельно. Но при любой форме внесения средств максимальная сумма утверждается приказом руководителя фирмы. Копии страниц кассового журнала из филиалов в главное подразделение происходит в соответствии с установленными правилами. На обложке кассового регистра в обязательном порядке должно быть указано название филиала.
  3. Сколько кассовых книг может быть на предприятии? В некоторых случаях фирма может вести несколько регистров. Ведь что такое кассовая книга? Это тот документ, в котором отражены операции с наличностью, а есть случаи, когда операции проводятся не только в головном подразделении. Первый случай — если предприятие является платёжным агентом, то у него может быть предусмотрен собственный кассовый журнал для ведения операций с наличными средствами и журнал для наличных денег, которые приняла фирма после проведения операций платёжным агентом. Второй случай – фирма имеет филиал, который осуществляет ведение собственного кассового регистра.
  4. Предусмотрен ли штраф за неполные или недостоверные данные в журнале, и если предусмотрен, то каков его размер? За любые нарушения в ведении кассового журнала, исправления, выполненные не по правилам, внесение недостоверных или неполных сведений предусмотрена административная ответственность. Она выражается в виде штрафа в размере 40-50 тысяч рублей.

Как видно из статьи, ведение кассовой книги довольно трудоёмкое занятие. Нужно сесть и разобраться во всех нюансах и особенностях ведения в зависимости от формы собственности предприятия или режима налогообложения. Зачастую лучше воспользоваться услугами профессионального бухгалтера, особенно если фирма достаточно велика и объём операций с наличными средствами большой.


Статьи по теме