Нажмите клавишу «Enter», чтобы перейти к содержанию

Заполнение Журнала Кассира Операциониста при Возврате

Заполнение Журнала Кассира Операциониста при Возврате.rar
Закачек 2279
Средняя скорость 7294 Kb/s
Скачать

Заполнение Журнала Кассира Операциониста при Возврате

Компании и предприниматели, которые в своей деятельности используют ККМ, вместе с ними должны обязательно вести такой регистр, как журнал кассира операциониста км 4. Данный отчет постоянно просят предоставить компетентные органы при проверках правильности отражения полученных доходов в виде наличной выручки.

Применение журнала кассира

Этот регистр заводится на каждую ККМ. Его открывают в момент регистрации данной аппаратуры в ИФНС. Поэтому журнал кассира операциониста необходимо обязательно отмечать в налоговой. Для этого используется приобретенный регистр в типографии.

Госстатом для него предусмотрена специализированная форма КМ-4. Его нумеруют, прошивают и заверяют визой директора и печатью фирмы. После этого вместе с документацией на ККМ эту книгу отправляют в налоговую, которая рядом с печатью организации ставит свою печать и подпись соответствующего должностного лица.

Журнал заполняется вручную на основании документа отчет кассира операциониста. Он отражает поступление дохода в виде наличных денежных средств за день или смену. В нем регистрируется z-отчет, которым подводится общий итог за определенный период. На предприятии эту обязанность возлагают на кассиров или лиц их заменяющих. Если за текущий день снималось несколько отчетов, каждый следует внести в соответствующие поля журнала.

Записи в книгу производятся постоянно при работе ККМ. Как только заполняется последняя строка его нужно вместе с новым отправить в налоговый орган для регистрации его смены, которая отражается в заведенной ранее карточке ККМ на данную организацию.

В настоящее время необходимо использовать ККМ с ЭКЛЗ, которая рассчитана на один год. Если пропустить данный срок, аппарат блокируется и не позволяет ничего по нему пробивать. При ее замене журнал не закрывается, а работники ЦТО делают соответствующие отметки в нем. Также эти специалисты согласно заключенным договорам при ежемесячном обслуживании ККМ на полях регистра могут делать отметки о проведенных работах.

Журнал могут заполнять несколько кассиров, работающих на данном аппарате посменно и ведущие прием денег.

Правильность оформления регистра проверяет старший администратор или главный бухгалтер, также он расписывается в нем при осуществлении приема выручки за день от кассиров. На основании кассовых лент, зарегистрированных в нем, может выписывать на общую сумму приходный кассовый ордер (ПКО) . Журнал он передает обратно кассиру, так как этот бланк должен хранится вместе с кассовым аппаратом.

Образец заполнения журнала кассира операциониста

Рассмотрим, как заполнять журнал кассира операциониста.

Оформление документа начинается с обложки. В соответствующих графах нужно указать полное название фирмы, ее адрес нахождения и контактный телефон. Также здесь указывается код согласно классификатору ОКПО.

Если кассовый аппарат находится в определенном структурном подразделении, его название записывается в графе ниже.

Затем указывается название кассового аппарата. В столбце справа также нужно вписать номера производителя и регистрационный. Отличаются они тем, что номер производителя присваивается на заводе и его обычно можно найти в паспорте и на корпусе кассы. Регистрационный номер — это номер, который получил аппарат в налоговой службе.

Под названием документа проставляются даты начала и завершения заполнения журнала, а также должность и Ф.И.О. ответственного за это лица.

Журнал заполняется построчно, при этом каждому Z-отчету отводится одна строка. Не допускается пропускать их или суммировать несколько отчетов в одну запись.

В графу 1 заносится дата, за которую был с кассы снят отчет.

В графе 2 указывается номер отдела, по которому была пробита сумма. Данная графа не заполняется, если отделы в кассовом аппарате не заведены, или используется только один.

В графу 3 записывается Ф.И.О. кассира.

В графу 4 вносится порядковый номер напечатанного Z-отчета. Он записан на самом отчете.

Графа 5 в настоящее время при заполнении книг не используется, поскольку в современных кассовых аппаратах убрана функция обнуления памяти. Здесь можно поставить прочерк, или дублировать номер Z-отчета из графы 4.

Графа 6 показывает накопительный итог всех операций, совершенный на данном аппарате с начала его работы. Цифра берется на начало дня. Данную сумму можно посмотреть на предыдущем Z-отчете, или перенести из графы 9 предыдущего дня.

В графах 7 и 8 проставляют свои личные подписи кассир и администратор, заверяя денежный итог на начало дня.

В графу 9 заносится сумма нарастающим итогом при завершении рабочего дня. Он указывается на снятом Z-отчете. Кроме этого, ее можно проверить, сложив нарастающий итог на начало дня и выручку за день. Обычно, эту же сумму сразу вписывают в графу 6 последующего дня.

В графе 10 отражается вся выручка, пробитая на данном кассовом аппарате в течение рабочего дня. Сумма обязательно указывается на Z-отчете.

В графу 11 заносят сумму денежных средств, поступивших в кассу наличными. Т.е. сюда не входят возвраты, а также операции по картам.

В графах 12 и 13 указывается количество безналичных операций и их сумма. Если подобных операций не проводилось — здесь ставятся прочерки. Кроме этого, графы нужно оставить пустыми, если нельзя точно определить количество таких операций за день или кассовый аппарат не имеет счетчика совершенных безналичных операций.

В графу 14 вносится общая сумма поставивших за день денежных средств, включая наличные платежи и безналичный расчет, однако, исключая возвраты покупателям и ошибочные чеки.

В графу 15 записывается сумма возвратов за день, а также неправильно пробитых чеков.

Графы 16-18 подписываются в конце дня ответственными за кассовую дисциплину лицами — кассиром, администратором и руководителем.

Нюансы ведения журнала

Если за день было снято несколько Z-отчетов, то они все отражаются в журнал отдельными строками. Однако дата в графе 1 проставляется одна и та же.

Если для проведения безналичных операций на кассовом аппарате вводится отдельный раздел, то тогда в строке, соответствующей ему, не заполняется графа 11 (сдано наличными), но указывается информация в графах 12 и 13 (количество безналичных операций и их сумма).

Если в течение дня никакие операции на кассовом аппарате не проводились, то снимать Z-отчет в конце дня и производить запись в журнале не надо.

При утере Z-отчета его можно восстановить. Делается это двумя способами — получением отчета по фискальной памяти или по ЭКЛЗ. Фискальный отчет можно снять, пригласив специалиста, обслуживающего кассовые аппараты на предприятии. Кроме этого, он содержит только итоговые данные. Отчет из ЭКЛЗ содержит подробные данные за каждый рабочий день, однако, этот блок меняется каждый год.

Если во время заполнения допущена ошибка, то неверную строку необходимо вычеркнуть одной чертой (чтобы можно было прочитать зачеркнутое), и начать новую. Ошибочная строка заверяется подписями должностных лиц.

Журнал кассира операциониста бланк

Скачать бланк журнала по форме КМ-4 в формате Excel.

Журнал кассира-операциониста образец заполнения скачать Excel.

[us_separator size=”small” thick=”2″ color=”primary”]

Журнал (книга) кассира-операциониста — вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации. При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и заносить в данную книгу учета ежедневные записи по установленному образцу без исправлений. Разберем все актуальные требования к журналу кассира на 2016-2017 гг.

Определение и роль журнала

Иное название книги кассира — форма КМ-4. Она обязательна с 25.12.1998 г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого ККМ (контрольно-кассового аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала — обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.

В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) — разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира — сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.

О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).

Правила оформления и заполнения

При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:

  • КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
  • Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
  • В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
  • На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) . листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:

  • Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
  • Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка — это один кассовый день.
  • Источником для записей служит только Z-отчет — информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
  • Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
  • В книге не должно быть исправлений и помарок.

Если в работе кассир-операционист ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:

  • Ошибочные данные нужно перечеркнуть, затем указать рядом верную информацию, а также дату исправления.
  • Помарку своей подписью заверяет сам кассир, а также его непосредственный руководитель.
  • Если масштаб ошибки измеряется несколькими страницами или листами, то допускается их перечеркивание крест-накрест.

Если все помарки исправлены по указанной схеме, то они не должны быть наказуемыми для работника.

Требования к титульному листу

Титульный лист журнала кассира-операциониста должен быть оформлен следующим образом до непосредственного предъявления книги в налоговую инспекцию:

  • В верхней части должно быть прописано полное наименование учреждения, его адрес.
  • Далее — информация о ККМ — марка, тип, модель. В правой части — номер производителя и регистрационный номер, который сообщает ЦТО или налоговый инспектор при регистрации аппарата.
  • Обязательно указать, когда было начато заполнение книги, и впоследствии — когда была произведена последняя запись.
  • Необходимо указание должности и Ф. И. О. ответственного лица — кассира, работающего по трудовому договору.

Замена формы КМ-4

Перед стартом работы книга операциониста обязательно должна быть зарегистрирована в ИФНС. К этому времени она уже должна иметь заполненный титульный лист, нумеровку страниц, запись на последней странице, затрагивающей контрольный лист, быть прошитой.

Новый журнал следует начинать только тогда, когда полностью заполнен старый (каждая форма рассчитана на 1000 записей). Причиной замены также может быть очевидная ветхость книги или ее существенные повреждения.

Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы

Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.

В процессе ведения коммерческой деятельности предприятия осуществляют расчеты за проданные товары, оказанные услуги или произведенные работы.

Передача средств может производиться безналичным или наличным расчетом. Для платежей наличными средствами применяется контрольно-кассовая техника (ККТ или ККМ).

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно!

Особенности ведения наличных расчетов

При расчете наличными используют технику, зарегистрированную в ИФНС. Регистрации подлежат сам кассовый аппарат и ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). Свод данных по приходным, расходным операциям и остаткам ежедневно заносится в журнал. Если в течение рабочей смены техника не использовалась, записи не ведутся.

Журнал предоставляется на контроль в ИФНС в ситуациях:

  1. Перерегистрации карточки ККМ.
  2. Окончания журнала и открытия новой книги.
  3. Назначения проверки кассовой дисциплины в ходе мероприятия камерального или выездного контроля, проводимого ИФНС.

Организация может приобрести, зарегистрировать и установить любое количество кассовых аппаратов. Необходимо отличать операционную кассу предприятия от кассы ККМ.

Наличность, полученная через аппарат:

  • Должна учитываться в день поступления. Средства в денежном ящике могут храниться только в пределах разменной монеты, полученной из кассы организации вначале кассового дня по расходному кассовому ордеру.
  • Может быть возвращена покупателю только в день поступления. Отсутствует на начало и конец кассовой смены.
  • Подлежит сдаче инкассатору в течение смены или в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в конце дня после закрытия смены.

Нарушение относится к грубым ошибкам соблюдения кассовой дисциплины и влечет наложение штрафа на кассира (3-4 тысячи рублей) и предприятие (40-50 тысяч рублей).

Порядок учета кассовых данных

Каждый кассовый аппарат должен иметь для учета данных журнал кассира-операциониста. Журнал позволяет учесть данные примерно 1000 кассовых дней, после чего необходимо заводить новую форму.

Для замены журнала необходимо обратиться в ИФНС с документами:

  1. Старый журнал кассира-операциниста.
  2. Новый журнал, прошитый по правилам и заверенный руководителем. Титульный лист должен быть заполнен с указанием обязательных данных ККМ.
  3. Паспорт техники.
  4. Карточка учета.
  5. Договор с обслуживающей технику компанией.
  6. Последний Z-отчет. Остатки на начало дня не переносятся.
  7. Доверенность на лицо, представляющее документы.

Организации представляют документ произвольной формы с указанием прав работника представлять интересы предприятия в ИФНС. ИП представляют только нотариально заверенные доверенности на представителей. Каждое из региональных отделений ИФНС имеет свои требования документов при замене журнала по его окончании. Законодательство не содержит требований о ежегодной замене журнала.

Назначение журнала и порядок законодательного регулирования его ведения

Порядок применения кассовой техники регулируется ФЗ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ (в редакции от 03.07.2016 г.).

Закон определяет:

  • Категории предприятий, в обязанность которых входит применение ККТ при наличных расчетах. Исключение составляют организации и ИП, уплачивающие единый налог на вмененный доход и патент. Заменить кассовый чек могут и предприятия, выписывающие БСО с силу отдаленности расположения или особых условий деятельности.
  • Использование данных реестра техники.
  • Требования к применению, регистрации и обязанностям компаний, применяющих кассовую технику.
  • Права контролирующих органов – ИФНС по проверке соблюдения законодательства и органов МВД с ограничением компетенции.

На основании данных определяется налоговая база при расчете:

  • Для ИП — налога с доходов физических лиц, единого налога при ведении УСН.
  • Для организаций – прибыли и налога, взимаемого в случае применения УСН.

Данные позволяют упростить учет денежного оборота при обслуживании покупателей и производить возврат средств в случаях, оговоренных законодательством.

Предприятия часто используют данные ККМ для ведения складского учета. Привязка оплаты за товар к отгрузке и отражению убыли каждой номенклатуры обеспечивают материальный учет запасов.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Основные требования по ведению и оформлению журнала

Ведение записей по учету наличности, полученной по чекам, журнал кассира-операциониста подлежит прошивке. Допускается прошивка различными способами – только листы или полностью журнал.

Контрольный листок подписывает руководитель или индивидуальный предприниматель с расшифровкой данных. Если предприятия использует печать, подпись заверяется оттиском, конец которого должен попасть на лист.

Каждый лист формы нумеруется, начиная с первого листа. Каждая страница не нумеруется, достаточно иметь обозначение номера листа. На последнем листе делается запись, часть которой должна попасть на контрольный листок: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (или печатью) _ листов».

При заполнении сведений кассир:

  • Должен использовать только темные чернила.
  • Учитывать хронологию событий. Каждая из строк заполняется на один кассовый день.
  • Данные записей берутся из Z-отчета кассовой ленты. Итог накопительной суммы самостоятельно не подсчитывается. Если в течение кассовой смены были сняты 2 отчета. Данные записываются отдельной строкой на каждый отчет.
  • Каждый день записи подписывает кассир и руководитель либо иное должностное лицо.
  • Не должен допускать помарок, исправлений или подчисток записей.

Если в записи была обнаружена ошибка, ее перечеркивают, ставят рядом или сверху исправительные данные с указанием даты исправления. Изменение данных заверяется кассиром, допустившим помарку и руководителем предприятия. Если помарка отражается на дальнейших записях и была выявлена в более позднем периоде, допускается перечеркивание страницы или нескольких листов. Наказания за исправления, оформленные в установленном порядке, отсутствуют.

Образец заполнения титульного листа

Титульный лист журнала заполняется до предъявления формы в ИФНС. В составе данных указываются сведения о предприятии, кассовом аппарате согласно информации паспорта и карточки. Лист содержит данные о начале и конце ведения книги, лице, ответственном за ведение журнала.

Ведение записи в журнале поручается ответственному лицу – кассиру, ведущему расчеты с применением ККМ. Ответственное лицо должно быть принято по трудовому договору. Дополнительно с кассиром в обязательном порядке предприятие заключает договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения

Пример оформления первой записи

Начало записи в журнале производится внесением проверочной суммы нулевого чека, которым начинается Z-отчет и акт ввода в эксплуатацию техники. Контрольная сумма составляет 1, 11 руб. Сумма вносится в столбец № 6. Остаток на конец дня будет составлять также 1,11 руб. По итогам следующей рабочей смены кассир уменьшает поступление на величину контрольной суммы.

При заполнении столбцов в журнале указываются по столбцам:

  1. Дата кассовой смены.
  2. Номер отдела или секции. Если разбивка на секции отсутствует, столбец не заполняется.
  3. Данные кассира – фамилия, инициалы. Для постоянных кассиров в единственном лице допускается однократная запись в начале страницы и символы «-//-» на каждой строке.
  4. Номер отчета фискальной памяти, берется из Z-отчета.
  5. Показания контрольного счетчика, показывающего количество продаж. Графа заполняется при проверке, передаче техники в ремонт. Данные вносятся работником технического центра и дублируются в дальнейшем кассиром. Часто графа остается незаполненной, поскольку не несет информации.
  6. Данные нарастающего итога, выведенного на начало дня.
  7. Подпись кассира.
  8. Подпись администратора (старшего кассира).
  9. Показания накопительного счетчика, выведенного на конец дня. Используются данные Z-отчета.
  10. Выручка, полученная за день. Учитываются полученные наличные и безналичные суммы за минусом возврата. Сумма определяется расчетным путем или берется по данным Z-отчета.
  11. Наличные средства, сданные в кассу. Сумма определяется как выручка, уменьшенная на платежи по эквайрингу и возвраты покупателям.
  12. Количество платежей с использованием документов.
  13. Суммы оплат, прошедшие безналичным путем.
  14. Наличность, внесенная в кассу предприятия.
  15. Величина возвратов покупателям.

В столбцах 16, 17, 18 указываются подписи кассира, администратора, руководителя.

Правила заполнения данного журнала рассмотрены в следующем видеоматериале:

Нюансы ведения журнала в различных ситуациях

При возврате

Наличность, полученная кассиром с использованием ККМ, подлежит сдаче в кассу организации или ИП. Средства не хранятся и не могут использоваться кассиром после закрытия кассовой смены. Если в течение кассовой смены объявился покупатель, который желает произвести возврат товара, деньги ему могут быть возвращены из кассового ящика ККМ. Для проведения возврата кассир составляет акт формы КМ-3. Позднее возврат производится через кассу предприятия.

Особенности возврата товара населением и получения денежных средств:

  • Покупатель имеет право вернуть товар, если предметы не подошли по ассортименту, размеру или расцветке. Порядок возврата регулируется Законом «О защите прав потребителей». Имеется список товаров, не подлежащих возврату.
  • Для получения средств за сданный товар покупатель должен обратиться с заявлением к руководителю торгового предприятия.
  • На рассмотрение заявления и возврат средств предоставляется 14 дней.

В данной ситуации редко можно обеспечить возврат средств через ККМ. Возврат наличности, полученной от предприятий, производится через ККМ в день приобретения товаров, через кассу или расчетный счет – в последующие дни.

При эквайринге

Эквайринг – оплата за товар с использованием расчетных карт. Предприятие получает средства на расчетный счет. Суммы, полученные безналичным путем, учитываются кассиром в отдельном столбце журнала кассира. Величина остатка по Z-отчету не будет соответствовать размеру денежной наличности.

Оборудование для расчетов с использованием карт предоставляет учреждение банка, с которым заключен договор обслуживания. Минусом использования платежей служит снятие банком процента за расчетно-кассовое обслуживание с каждого платежа. При проведении оплаты покупатель получает кассовый чек.

Неведение журнала относится к грубым нарушениям правил кассовой дисциплины. Органы ИФНС при выявлении нарушения могут наложить штраф на кассира и предприятие. Аналогичный штраф взыскивается при утере книги. Журнал можно восстановить по отчетам кассира или Х-отчетам, печатью которых занимаются обслуживающие технику компании.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:


Статьи по теме